Polityka prywatności i informacja o przetwarzaniu danych

Ta informacja dotyczy serwisu klepsydra.pogrzeby-marcol.pl, w tym publikacji klepsydr, Stron Pamięci i panelu pracowników zakładu.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych przetwarzanych przez system w zakresie prowadzonej działalności jest Usługi Pogrzebowe Roman Marcol. W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt telefoniczny: 32 410 24 23. Można również kontaktować się bezpośrednio z zakładem.

2. Zakres danych i cele

Przetwarzamy informacje konieczne do przygotowania i obsługi ceremonii pogrzebowej, komunikacji z rodziną i realizacji ustaleń dotyczących publikacji klepsydry. Mogą to być dane osoby kontaktowej, numer telefonu, zgłoszone uwagi, treść modlitw oraz dane autorów wpisów w księdze kondolencyjnej. Dane o osobie zmarłej są prezentowane zgodnie z ustaleniami dotyczącymi publikacji.

Dane pracowników i osób upoważnionych do obsługi systemu są używane do uwierzytelniania, nadawania uprawnień i prowadzenia rejestru operacji.

3. Podstawy prawne

W zależności od rodzaju danych i relacji: wykonanie umowy lub czynności przedumownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienie obowiązków prawnych (lit. c), prawnie uzasadniony interes administratora związany z obsługą zlecenia, bezpieczeństwem systemu i ochroną roszczeń (lit. f) lub zgoda (lit. a), gdy jest wymagana. Zakład uzgadnia z rodziną sposób udostępnienia klepsydry przed publikacją i odnotowuje potwierdzenie tych ustaleń przez upoważnionego pracownika. Sposób dokumentowania odpowiednich zgód i ustaleń wynika z przyjętych procedur zakładu.

4. Udostępnianie informacji

Klepsydra wybrana do publikacji publicznej jest dostępna w katalogu na pogrzeby-marcol.pl oraz pod swoim bezpośrednim adresem. W trybie „tylko przez link” nie pojawia się na liście na stronie zakładu, ale każdy, kto otrzyma link, może otworzyć i przekazać go dalej. Nie jest to ochrona hasłem. Nie prowadzimy panelu rodziny ani akceptacji przez prywatny link. Rodzina zgłasza zmiany bezpośrednio zakładowi.

Wpisy kondolencyjne i fotografie przesyłane do strony pamięci wymagają zatwierdzenia przez zakład przed publikacją.

5. Dostawcy i odbiorcy

Dane mogą być powierzane dostawcom hostingu oraz wsparcia technicznego, w zakresie niezbędnym do działania serwisu, na podstawie odpowiednich ustaleń. Serwis jest hostowany na infrastrukturze OVHcloud. Wskazówki dojazdu otwierają zewnętrzną usługę mapową dopiero po wybraniu odpowiedniego odnośnika.

6. Jak długo przetwarzamy dane

Dane przechowujemy tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji określonego celu, obsługi zlecenia, ewentualnych roszczeń albo dopełnienia obowiązków prawnych. Czas publikacji klepsydry i czas przechowywania materiałów wewnętrznych mogą się różnić. O cofnięcie publikacji można zwrócić się bezpośrednio do zakładu.

7. Odsłony i pliki cookies

Serwis prowadzi zagregowane statystyki odsłon. Do ograniczania wielokrotnego zliczania i rozróżniania dziennych odwiedzających stosujemy krótkotrwałe skróty kryptograficzne danych technicznych (m.in. adresu IP i identyfikatora przeglądarki), a nie jawne adresy IP w bazie liczników. Identyfikatory używane do deduplikacji są automatycznie usuwane z tabel statystycznych po ograniczonym czasie. Panel administratora używa niezbędnego ciasteczka sesji, a aplikacja instalowana na urządzeniu może przechowywać pliki techniczne potrzebne do działania offline. Nie stosujemy reklamowych cookies ani zewnętrznych narzędzi śledzących w ramach samego systemu Klepsydra.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługują prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przenoszenia danych, a w przypadku przetwarzania na podstawie zgody — jej wycofania. Przysługuje też prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nie wszystkie prawa znajdują zastosowanie w każdej sytuacji. Dane dotyczące osoby zmarłej nie są automatycznie objęte RODO w taki sam sposób jak dane osób żyjących.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy kontrolę dostępu, uprawnienia użytkowników, szyfrowane połączenie HTTPS, mechanizmy zapobiegania nadużyciom oraz rejestr operacji. Panel redakcyjny jest dostępny wyłącznie upoważnionym pracownikom zakładu. Wstrzymanie udostępniania klepsydry blokuje jej wyświetlanie zarówno w katalogu, jak i pod bezpośrednim adresem. Nie zmienia to jej zapisanego adresu.

10. Aktualizacje

Informacja może być aktualizowana w razie zmiany sposobu działania serwisu lub obowiązujących wymogów. Ostatnia aktualizacja: 14 października 2026 r.